同文３通を集配郵便局に持ち込みますが、ここでいう縦何文字、横何文字以内という字数制限は、３通のうち謄本といわれている２通のことで、局保管用、差出人の控えとなる各１通であって、受取人にわたる文面には、字数制限はありません。ふつうの手紙形式でびっしり書いて大丈夫です。
そのとき気を付けたいのは、
１．全くの同文でないといけませんので、自信のない人は、謄本と同じ体裁のをもう１つ予備の送付用にもっていかれることです。
２．送付用便箋に書く場合、便箋は無地、もしくは罫線だけならいいですが、文字やロゴが印字されている便箋はさけたほうがいいでしょう。
３．末尾に局員が内容証明である認証文を書き込みますので、５センチ以上の余白を十分とっておいてください。
４．その認証文に差出人住所氏名、受取人住所氏名を記載するのですが、記載されてしまうくらいなら、本文に差出人のあなたが差出人名住所・受取人名宛先を書いてしまうことをお勧めします。その場合は、認証文に差出人・受取人の記載は省略されます。
５．文面に記載した受取人、差出人の住所氏名を、持参する封筒表面にこれも正確に記入してください。役職名等もわすれずに抜け漏れしていないか照らし合わせください。
６．複数枚にわたるときは、長辺をホッチキス綴じし、頁間綴じ目に認め印等で契印してください。これは３通とも必要です。訂正する必要があった場合に、窓口にはその印鑑を持ってい行かれてください。４の送付用差出人のところにその認印押印はあってもなくてもかまいません。
３通の照合に時間がかかりますので、長文の場合は、３通とも同じ体裁のほうがいいかもしれません。謄本で１０ページにわたる文章を出したことがありますが、照合に１時間以上かかりましたです。
電子内容証明郵便
封筒や同文３通用意しなくてよい、文字数行数に制約がない、取扱郵便局に出向き同文であるか認証手続きにまたされないというメリットがある反面、ワード・インターネットを使えるＰＣ端末であること、ページ数に上限がある、支払い方法に制約があることがデメリットでしょうか。
（２０１８年１０月２７日投稿,２０２２年１０月１９日編集）
